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Wie stellt man heutzutage Rechnungen? Digitale Rechnungen sind in Zeiten des Online-Marketing und der Online-Shops keine wirkliche Seltenheit mehr. Für Privatkunden ist der Weg, auf dem eine Rechnung bei ihnen eingeht, irrelevant. Wer jedoch selbst ein Unternehmen führt und im Namen dessen Waren bestellt oder Dienstleistungen in Anspruch nimmt, der sollte auf den Weg, auf dem die Rechnungen bei ihm eingehen, achten. Kleinunternehmer sind allerdings hiervon unberührt. Denn die Wichtigkeit postalischer bzw. originärer Dokumente ist nur in Bezug auf die Umsatzsteuer gegeben, die Unternehmer und Unternehmerinnen zahlen und von ihren Kunden wieder erhalten.

Vollgewerbetreibende, die selbst Umsatzsteuer zahlen und diese dementsprechend auch auf ihren Rechnungen ausweisen müssen, können im schlimmsten Falle nämlich die berechnete Umsatzsteuer auf digitalen Eingangsrechnungen nicht beim zuständigen Finanzamt geltend machen. 2011 sollte das Steuervereinfachungsgesetz diese Tatsache ausräumen und für einfachere Rechnungslegung auch bei Vollgewerbetreibenden sorgen. Allerdings ist bislang unklar, inwieweit dies möglich ist, da einige Experten hier zu viel Raum für Kriminalität erwarten. Demnach müssen Unternehmer und Unternehmerinnen, die selber Umsatzsteuer zahlen, bestenfalls (für ihre Kunden gedacht) weiterhin Rechnungen per Post verschicken oder diese persönlichen aushändigen. Und auch der Erhalt von Rechnungen sollte per Post oder persönlich sichergestellt werden, um am Jahresende bzw. dem Neujahrsbeginn keinen Schrecken bei der Einkommens- bzw. Umsatzsteuererklärung zu erhalten und auf seiner gezahlten Umsatzsteuer sitzen zu bleiben. Rechnungen unter 100 Euro müssen Namen und Anschrift von Rechnungssteller und -empfänger enthalten, Rechnungsdatum, Menge und Art der Lieferung oder erbrachten Leistung, Umsatzsteuersatz und Steuerbetrag. Die Rechnungen sind innerhalb von 6 Monaten nach erbrachter Leistung bzw. Warenlieferung zu stellen. Schlussendlich muss der Hinweis auf die Aufbewahrungspflicht seitens des Rechnungsempfängers angebracht werden.

Selbstverständlich können digitale Rechnungen auch mit korrekten, digitalen Signaturen versehen werden. Hierfür werden kleinere Gebühren fällig. Allerdings gelten diese digitalen Rechnungen dann als anerkannt, da die Signatur den Urheber sicherstellen soll und somit keine Möglichkeit auf kriminelle Handlungen besteht.

Mehr Infos: Rechnung Muster und eine Menge anderer Tipps.

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