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Der private Umgang mit elektronischer Post unterliegt keinerlei Regulierungen und obliegt jedem selbst. Jeder Anbieter von Mailadressen bietet andere Speichermöglichkeiten an, und der Kunde kann sich hier für die Varianten entscheiden, welche ihm selbst am praktikabelsten erscheinen. Doch im geschäftlichen Feld der Kommunikation via E-Mail gilt es, gewisse gesetzliche Vorgaben zu erfüllen, die vor allem die Speicherung der Nachrichten betrifft. Auch ohne diese Vorgaben scheint es beinahe selbstverständlich, dass man geschäftliche Dokumente entsprechend sichert, um im Bedarfsfall jederzeit darauf zurückgreifen zu können. E-Mail Archivierungen sollen gewährleisten, dass alle geschäftlichen Korrespondenzen nicht nur entsprechend dem Gesetz, sondern auch entsprechend der Bedürfnisse des Unternehmens gesichert werden, aber auch bei Bedarf verfügbar bleiben.

Daher geht es bei E-Mail Archivierungen nicht nur im die Speicherung aller Nachrichten, sondern auch um die Organisation selbiger. Diese Systeme müssen auf mehreren Ebenen effizient arbeiten, um nicht nur E-Mails zu speichern, sondern diese auch entsprechend zu verzeichnen und es zudem aber auch möglich zu machen, dass eventuelle private Nachrichten von Mitarbeitern auch im Nachhinein noch gelöscht werden können. Denn es empfiehlt sich bei professionell konzipierten Systemen für E-Mail Archivierungen, diese sozusagen direkt an den Mailflow anzuschließen, sodass alle empfangenen und gesendeten Nachrichten automatisch gespeichert werden können. Dieses Vorgehen stellt sicher, dass auch keine Nachricht übersehen und womöglich nicht gespeichert wird, wozu aber eben auch private Nachrichten von Mitarbeitern zählen, welche natürlich keinen Wert für das Unternehmen haben. Erlaubt das Unternehmen private Kommunikation über geschäftliche E-Mailadressen, dann kann das Archiv ohne Probleme entsprechend konfiguriert werden, sodass die betreffenden Nachrichten vom System ohne Speichervorgang durchgelassen werden. Und auch die Organisation der gespeicherten Nachrichten wird von einem Archiv optimiert, sodass dieses darüberhinaus auch als Suchmaschine genutzt werden kann, wenn man ein bereits älteres Dokument erneut aufrufen möchte. Diese Systeme dienen also nicht nur der Sicherung von Daten, sondern bieten auch noch andere nützliche Funktionen.

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